Personuppgiftshantering (GDPR)

Linköping 2024-01-30

Förordningen (General Data Protection Regulation - GDPR) innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen gäller från 25 maj 2018 och ersätter personuppgiftslagen (PuL).

Denna information riktar sig till befintliga medlemmar samt personer som avser att söka medlemskap i Hovetorps båtklubb. Syftet med texten är att informera och förklara hur den enskildas rätt till skydd av personuppgifter säkerställs, samt hur personuppgifter hanteras och används inom båtklubben.

I och med betalning av medlemsavgift så hanterar styrelsen personuppgifter utifrån den rättsliga grunden avtalsförhållande och rättslig förpliktelse.

1. Dataskyddsförordningen - GDPR
Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen gäller från den 25 maj 2018 och ersätter personuppgiftslagen (PuL). Hovetorps båtklubb följer gällande lagstiftning och dess regler.

2. Vad är ändamålet och rättslig grund för behandling av personuppgifter?
Ändamålet med inhämtning och behandling av enskilds personuppgift är:

a) Skapa och underhålla ett medlemsregister (via BAS systemet, Svenska Båtunionen)
b) Kommunikation och information till/mellan medlemmar/sökande
c) Administration och planering av båtplatser
d) Administration av föreningsverksamheten och dess ekonomi

Rättslig grund för att behandla personuppgifter är avtalsförhållande och rättsligförpliktelse. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att möjliggöra båtklubbens verksamhet.

3. Vilka personuppgifter hanteras. Hur och när inhämtas de?
Nedanstående personuppgifter behandlas för medlemmar/sökande inom båtklubben. Uppgiftsinhämtning sker vid nytt medlemskap samt vid ändringar av t.ex. adress, telefonnummer. Kommunikationskanal är ansökningsformulär, e-post och/eller telefonsamtal mellan medlem/sökande och styrelsen.

Registrerade personuppgifter och övriga uppgifter:

• Medlemsnummer
• För & efternamn
• Personnummer (för Svenska Båtunionen)
• Adress (gata, postnummer, ort)
• e-post
• Telefonnummer
• Båtplatsnummer
• Båtmodell samt längd x bredd

Medlem/sökande är källan till alla personuppgifter förutom medlemsnummer och båtplatsnummer. Viss kommunikation och ärendehantering kan sparas för att möjliggöra klubbens verksamhet. T.ex. e-post/brevkommunikation där enskilds personuppgift kan förekomma.
Det kan också förekomma automatisk personuppgiftsändring till styrelsen via adressändringstjänst.

Enskilds samtycke för inhämtning av särskilda personuppgifter, som inte beskrivs ovan, kan uppstå vid vissa situationer. Styrelsen kontaktar då berörd person.

4. Vem ansvarar för personuppgifterna och vad är deras skyldigheter?
Personuppgiftsansvarig (PuA) är Hovetorps båtklubbs styrelse. De bestämmer för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Styrelsen ser till att personuppgiftsbehandlingen sker i enlighet med dataskyddsförordningens samtliga bestämmelser.

5. Delas dina personuppgifter med någon utanför båtklubben?
Båtklubben använder sig av Båtunionens Administrativa System (BAS) för medlems och administrationshantering. Svenska Båtunionen och Östergötlands Båtförbund (ÖBF) har därmed tillgång till enskilds personuppgifter.

6. Delas dina personuppgifter internt inom båtklubben?
Personuppgifter delas och hanteras inom styrelsen efter verksamhetens behov. Styrelsen kan också vid behov förmedla personuppgifter som namn, telefonnummer, e-post och båtplatsnummer mellan medlemmar så att båtklubbens verksamhet, samt medlemmarnas ansvar enligt stadgar och båtplatsregler, kan säkerställas.

-Exempel 1) Båtplatsinnehavare med gemensam båtplats behöver komma i kontakt
med varandra inför upptagning/iläggning av Y-bom.

-Exempel 2) Medlemmar som tillsammans behöver planera och genomföra
arbetsuppgifter inom båtklubben.

7. Hur länge bevaras personuppgifterna. När tas de bort?
Personuppgifter ska utan onödigt dröjsmål raderas av styrelsen när uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ursprungliga ändamålen, t.ex. när medlem slutar så raderas personuppgifter i Båtunionens Administrativa System (BAS). Vissa personuppgifter kan dock sparas efter medlems utträde ur båtklubben för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Endast de personuppgifter som är relevanta för ”nya” ändamålet kommer sparas under den tid som är nödvändigt för att uppfylla respektive ändamål.

8. Dina rättigheter som registrerad medlem/sökande
I korthet så har medlem/sökande enligt dataskyddsförordningen rätt att få information om när och hur deras personuppgifter behandlas (detta dokument), samt i vissa fall få personuppgifter rättade, raderade, blockerade, flyttade samt begära registerutdrag.

9. Kontakt
Kontakta styrelsen vid frågor kring behandling av dina personuppgifter.
Använd kontaktformuläret